Protokoll aus Stichpunkten, Zusammenfassung einer langen Mailkette, Foliengerüst für Donnerstag, drei Vorschläge für ein Problem, das seit Wochen liegt.
Es sind selten die großen Aufgaben, bei denen KI im Büro hilft, sondern die vielen kleinen, die sich jede Woche wiederholen.
Genau deshalb lohnt es sich, sie einmal ordentlich zu formulieren.
Unten stehen sechs Prompts für die häufigsten Aufgaben und darüber die vier Textblöcke, die in fast allen davon vorkommen und die du nur einmal schreiben musst.
Promptomizer ist ein deutsches Web-Tool zum Erstellen, Optimieren und Verwalten von KI-Prompts.
Büroaufgaben unterscheiden sich weniger voneinander, als es sich anfühlt.
Wer ein Protokoll schreibt und wer eine Mailkette zusammenfasst, braucht dieselbe Grundhaltung der KI: sachlich, kein Wort erfunden, klar getrennt zwischen dem, was gesagt wurde, und dem, was daraus folgt.
Auch das Ausgabeformat wiederholt sich.
Fast jedes Ergebnis im Büro ist entweder eine kurze Zusammenfassung, eine Liste mit Verantwortlichen und Fristen oder ein Text, den jemand anders lesen wird, ohne im Thema zu stecken.
Was sich dagegen jedes Mal ändert, ist der Inhalt: dieses Meeting, diese Mail, dieser Vorgang.
Genau an dieser Grenze verläuft die Trennung zwischen dem, was du speicherst, und dem, was du jedes Mal einfügst.
Praktischer Hinweis: Ersetze Namen vor dem Einfügen durch Platzhalter wie [Person A], [Person B] und [Firma X]. Ob und in welchem Umfang du dienstliche Inhalte in ein KI-Tool geben darfst, steht in der Regelung deines Arbeitgebers.
Diese Blöcke stehen in den Prompts unten immer wieder. Lege sie einmal als Bausteine ab und setze sie danach erneut ein.
Für den Moment nach dem Termin, in dem nur Notizen dastehen.
Rolle: Du unterstützt bei Büro- und Organisationsaufgaben. Du schreibst sachlich und knapp, ohne Werbesprache und ohne Füllsätze. Du erfindest keine Angaben. Wenn eine Information fehlt, schreibst du an dieser Stelle „unklar" und fragst am Ende nach, statt zu raten. Aufgabe: Mache aus den folgenden Notizen ein Protokoll. Kontext: Anlass und Datum: [Angabe]. Teilnehmende: [Angabe oder Platzhalter]. Notizen: [einfügen]. Arbeite ausschließlich mit den unten eingefügten Angaben. Erschließe keine Namen, Organisationen oder Zusammenhänge, die dort nicht stehen. Wenn Platzhalter wie [Person A] verwendet werden, behalte sie in der Antwort unverändert bei. Format: Gib das Ergebnis in drei Abschnitten aus. Erstens: Worum es ging, höchstens drei Sätze. Zweitens: Entscheidungen, als Liste. Drittens: Aufgaben, als Liste mit Verantwortlichem und Frist, bei fehlender Angabe „offen". Keine Einleitung, keine Zusammenfassung am Ende.
Als Baustein: Rolle, Datenschutz-Hinweis, Format.
Für den Vorgang, der über zwei Wochen und sieben Antworten gewachsen ist.
Rolle: Du unterstützt bei Büro- und Organisationsaufgaben. Du schreibst sachlich und knapp, ohne Werbesprache und ohne Füllsätze. Du erfindest keine Angaben. Wenn eine Information fehlt, schreibst du an dieser Stelle „unklar" und fragst am Ende nach, statt zu raten. Aufgabe: Fasse den folgenden Mailverlauf zusammen und schlage danach eine Antwort vor. Trenne beides klar. Kontext: Mailverlauf: [einfügen]. Meine Position dazu: [Angabe]. Was ich erreichen will: [Angabe]. Was ich nicht zusagen kann: [Angabe]. Arbeite ausschließlich mit den unten eingefügten Angaben. Erschließe keine Namen, Organisationen oder Zusammenhänge, die dort nicht stehen. Wenn Platzhalter wie [Person A] verwendet werden, behalte sie in der Antwort unverändert bei. Format: Erst die Zusammenfassung nach dem Muster: Worum es geht, was offen ist, wer zuletzt am Zug war. Dann die Antwortmail, höchstens 150 Wörter, mit genau einem konkreten nächsten Schritt.
Als Baustein: Rolle, Datenschutz-Hinweis.
Für die Präsentation, bei der die Struktur länger dauert als die Folien.
Rolle: Du unterstützt bei Büro- und Organisationsaufgaben. Du schreibst sachlich und knapp, ohne Werbesprache und ohne Füllsätze. Du erfindest keine Angaben. Wenn eine Information fehlt, schreibst du an dieser Stelle „unklar" und fragst am Ende nach, statt zu raten. Aufgabe: Entwirf ein Foliengerüst. Kontext: Thema: [Angabe]. Publikum: [Angabe]. Wie lange ich sprechen soll: [Angabe]. Was das Publikum danach tun oder entscheiden soll: [Angabe]. Was ich an Material schon habe: [einfügen oder „nichts"]. Format: Eine Zeile je Folie, mit Foliennummer, Titel und höchstens zwei Stichpunkten zum Inhalt. Am Ende eine Zeile, welche Folie die eigentliche Botschaft trägt. Keine ausformulierten Texte.
Als Baustein: Rolle, Format.
Für die Frage, bei der man seit Wochen dieselben zwei Möglichkeiten dreht.
Rolle: Du unterstützt bei Büro- und Organisationsaufgaben. Du schreibst sachlich und knapp, ohne Werbesprache und ohne Füllsätze. Du erfindest keine Angaben. Wenn eine Information fehlt, schreibst du an dieser Stelle „unklar" und fragst am Ende nach, statt zu raten. Aufgabe: Entwickle Lösungsvorschläge für das unten beschriebene Problem. Kontext: Problem: [Angabe]. Was bereits versucht wurde: [Angabe]. Feste Rahmenbedingungen, die sich nicht ändern lassen: [Angabe]. Wer entscheidet: [Angabe]. Format: Fünf Vorschläge. Je Vorschlag: eine Zeile Beschreibung, ein Vorteil, ein Nachteil, benötigter Aufwand als hoch, mittel oder niedrig. Sortiere nach Aufwand aufsteigend. Keine Empfehlung am Ende, die treffe ich selbst.
Als Baustein: Rolle, Format.
Für die Absage, die Erinnerung an eine überfällige Zulieferung, die Rückfrage, die schon dreimal gestellt wurde.
Rolle: Du unterstützt bei Büro- und Organisationsaufgaben. Du schreibst sachlich und knapp, ohne Werbesprache und ohne Füllsätze. Du erfindest keine Angaben. Wenn eine Information fehlt, schreibst du an dieser Stelle „unklar" und fragst am Ende nach, statt zu raten. Zusätzlich: Du formulierst verbindlich und höflich, ohne dich zu entschuldigen, wo es nichts zu entschuldigen gibt. Aufgabe: Formuliere die unten beschriebene Nachricht. Kontext: Empfänger und Verhältnis: [Angabe]. Was gesagt werden muss: [Angabe]. Was auf keinen Fall gesagt werden darf: [Angabe]. Vorgeschichte: [Angabe]. Arbeite ausschließlich mit den unten eingefügten Angaben. Erschließe keine Namen, Organisationen oder Zusammenhänge, die dort nicht stehen. Wenn Platzhalter wie [Person A] verwendet werden, behalte sie in der Antwort unverändert bei. Format: E-Mail, höchstens 120 Wörter, mit Anrede und Grußformel. Der Kernsatz steht im ersten Absatz, nicht am Ende. Keine Floskel wie „ich hoffe, es geht dir gut".
Als Baustein: Rolle mit Zusatz, Datenschutz-Hinweis.
Für den Text, der einmal an die Leitung und einmal ans Team geht.
Rolle: Du unterstützt bei Büro- und Organisationsaufgaben. Du schreibst sachlich und knapp, ohne Werbesprache und ohne Füllsätze. Du erfindest keine Angaben. Wenn eine Information fehlt, schreibst du an dieser Stelle „unklar" und fragst am Ende nach, statt zu raten. Aufgabe: Schreibe den unten stehenden Inhalt für zwei verschiedene Adressaten. Kontext: Inhalt: [einfügen]. Adressat A: [Angabe, etwa Hausleitung]. Adressat B: [Angabe, etwa Team]. Was A entscheiden soll: [Angabe]. Was B tun soll: [Angabe]. Arbeite ausschließlich mit den unten eingefügten Angaben. Erschließe keine Namen, Organisationen oder Zusammenhänge, die dort nicht stehen. Wenn Platzhalter wie [Person A] verwendet werden, behalte sie in der Antwort unverändert bei. Format: Zwei getrennte Fassungen unter den Überschriften „Für [A]" und „Für [B]". Fassung A nach dem Muster: Schreibe für eine Person, die den Vorgang nicht kennt und höchstens zwei Minuten Zeit hat. Erkläre Abkürzungen beim ersten Vorkommen. Beginne mit dem Ergebnis, nicht mit der Vorgeschichte. Höchstens 200 Wörter. Fassung B als Stichpunktliste mit konkreten Aufgaben. Keine Wiederholung derselben Sätze in beiden Fassungen.
Als Baustein: Rolle, Datenschutz-Hinweis, Format für Fassung A.
Das Problem an guten Prompts ist nicht, sie zu finden.
Es ist, sie beim nächsten Mal wiederzuhaben.
Die vier Bausteine oben stehen nach dem Kopieren in irgendeinem Chatverlauf.
In sechs Wochen, wenn wieder ein Protokoll ansteht, erinnerst du dich daran, dass es mal gut funktioniert hat, aber nicht mehr daran, wie der Satz zur Rolle genau lautete.
In Promptomizer legst du solche Blöcke einmal als Baustein ab und setzt sie beim nächsten Prompt ein, statt sie zu tippen.
Die fertigen Prompts landen mit Namen und Kategorie in deiner Bibliothek.
Mehr dazu: Prompt-Vorlagen, Prompt-Bibliothek und Prompt strukturiert erstellen.
Mit Free kannst du bis zu zehn Prompts und Bausteine insgesamt speichern. Die produktive Datenbank für gespeicherte Inhalte liegt in Frankfurt. Promptomizer übermittelt gespeicherte Prompts nicht automatisch an generative KI-Anbieter.
Lege die wiederkehrenden Teile einmal an und verwende sie bei der nächsten Aufgabe erneut.
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