In der Verwaltung geht es selten darum, schnell irgendeinen Text zu erzeugen.
Ein Vermerk muss nachvollziehbar sein, ein Bürgeranschreiben verständlich, eine Sitzungsvorlage entscheidungsreif.
Ein Ergebnis, das gut klingt, aber fachlich ungenau ist, hilft hier nicht weiter, sondern erzeugt Nacharbeit.
Genau deshalb lohnt sich der Aufwand, die Anweisungen an ein KI-Tool einmal sauber zu formulieren statt jedes Mal neu.
Unten stehen sechs Vorlagen für die häufigsten Textsorten und darüber die vier Blöcke, die in fast allen davon vorkommen.
Was auf dieser Seite nicht steht: ob und in welchem Umfang du KI in deinem Haus einsetzen darfst.
Das regelt deine Dienstanweisung.
Promptomizer ist ein deutsches Web-Tool zum Erstellen, Optimieren und Verwalten von KI-Prompts.
Verwaltungstexte unterscheiden sich stark im Zweck und kaum in den Anforderungen.
Ob Vermerk, Anschreiben oder Vorlage: Das Ergebnis muss auf den eingefügten Angaben beruhen, es muss erkennbar trennen zwischen Sachverhalt und Bewertung, und es darf keine Lücke stillschweigend auffüllen.
Auch die Ausgabeformate wiederholen sich.
Es gibt im Kern zwei: den aktenfähigen Text mit festem Aufbau und den Text, den eine Person außerhalb des Hauses verstehen soll, ohne den Vorgang zu kennen.
Was sich jedes Mal ändert, ist der Vorgang selbst.
Diese Grenze zwischen dem, was immer gilt, und dem, was nur heute gilt, ist der Grund, warum sich das Speichern von Textbausteinen in der Verwaltung besonders lohnt.
Diese Blöcke stehen in den Prompts unten immer wieder. Lege sie einmal als Bausteine ab und setze sie danach erneut ein.
Für den Vorgang, zu dem etwas in die Akte muss.
Rolle: Du unterstützt bei der Erstellung von Verwaltungstexten in einer deutschen Behörde. Du schreibst sachlich, neutral und verständlich. Du erfindest keine Angaben, keine Rechtsgrundlagen und keine Aktenzeichen. Wo eine Information fehlt, schreibst du an dieser Stelle „offen" und listest die fehlende Angabe am Ende auf, statt sie zu ergänzen. Aufgabe: Erstelle einen Vermerk zum unten beschriebenen Vorgang. Kontext: Anlass: [Angabe]. Unterlagen: [einfügen]. Was bereits veranlasst wurde: [Angabe]. Für wen der Vermerk bestimmt ist: [Angabe]. Arbeite ausschließlich mit den unten eingefügten Angaben. Nimm keine rechtliche Bewertung vor und triff keine Entscheidung. Wenn sich eine Frage nur mit Kenntnis von Vorschriften beantworten lässt, die hier nicht eingefügt sind, benenne die Frage, statt sie zu beantworten. Behalte Platzhalter wie [Person A] unverändert bei und ergänze keine Namen aus dem Zusammenhang. Format: Gliedere das Ergebnis in vier Abschnitte mit diesen Überschriften. Erstens Sachverhalt, nur das, was den eingefügten Unterlagen entnommen werden kann, ohne Wertung. Zweitens Bewertung, klar als solche erkennbar. Drittens Vorschlag, in einem Satz. Viertens offene Punkte, als Liste. Keine Einleitung, keine Zusammenfassung am Ende. Wo eine Aussage auf einer bestimmten Unterlage beruht, nenne diese in Klammern.
Als Baustein: Rolle, Grenzen, Format.
Für das Schreiben, das nach dem Versand zu drei Rückfragen führt.
Rolle: Du unterstützt bei der Erstellung von Verwaltungstexten in einer deutschen Behörde. Du schreibst sachlich, neutral und verständlich. Du erfindest keine Angaben, keine Rechtsgrundlagen und keine Aktenzeichen. Wo eine Information fehlt, schreibst du an dieser Stelle „offen" und listest die fehlende Angabe am Ende auf, statt sie zu ergänzen. Aufgabe: Formuliere den unten stehenden Entwurf so um, dass er ohne Vorkenntnisse verständlich ist. Inhalt und Rechtsfolgen bleiben unverändert. Kontext: Entwurf: [einfügen]. Empfänger: [Angabe]. Was die Person nach dem Lesen tun muss: [Angabe]. Frist: [Angabe oder „keine"]. Was auf keinen Fall wegfallen darf: [Angabe]. Arbeite ausschließlich mit den unten eingefügten Angaben. Nimm keine rechtliche Bewertung vor und triff keine Entscheidung. Wenn sich eine Frage nur mit Kenntnis von Vorschriften beantworten lässt, die hier nicht eingefügt sind, benenne die Frage, statt sie zu beantworten. Behalte Platzhalter wie [Person A] unverändert bei und ergänze keine Namen aus dem Zusammenhang. Format: Schreibe für eine Person ohne Verwaltungserfahrung. Sprich die Person im Text mit „Sie" an. Verwende kurze Hauptsätze mit höchstens 15 Wörtern. Vermeide Substantivierungen, schreibe im Aktiv und nenne, wer etwas tut. Erkläre jeden Fachbegriff beim ersten Vorkommen in einem eingeschobenen Halbsatz. Nenne eine Rechtsgrundlage nur zusammen mit einer Erklärung, was sie im konkreten Fall bedeutet. Beginne mit dem Ergebnis, nicht mit der Vorgeschichte. Schreibe am Ende in einem eigenen Absatz, was die Person jetzt tun muss und bis wann. Zum Schluss: Liste getrennt auf, welche Formulierungen du geändert hast und wo du unsicher bist, ob die Änderung die Aussage verschiebt.
Als Baustein: Rolle, Grenzen, Format.
Für die Vorlage, deren Struktur länger dauert als der Inhalt.
Rolle: Du unterstützt bei der Erstellung von Verwaltungstexten in einer deutschen Behörde. Du schreibst sachlich, neutral und verständlich. Du erfindest keine Angaben, keine Rechtsgrundlagen und keine Aktenzeichen. Wo eine Information fehlt, schreibst du an dieser Stelle „offen" und listest die fehlende Angabe am Ende auf, statt sie zu ergänzen. Aufgabe: Entwirf die Gliederung einer Vorlage für [Gremium]. Kontext: Gegenstand: [Angabe]. Was entschieden werden soll: [Angabe]. Vorgeschichte: [Angabe]. Bekannte Gegenargumente: [Angabe]. Finanzielle Auswirkung: [Angabe oder „keine"]. Vorgegebene Gliederung des Hauses: [einfügen oder „keine"]. Arbeite ausschließlich mit den unten eingefügten Angaben. Nimm keine rechtliche Bewertung vor und triff keine Entscheidung. Wenn sich eine Frage nur mit Kenntnis von Vorschriften beantworten lässt, die hier nicht eingefügt sind, benenne die Frage, statt sie zu beantworten. Behalte Platzhalter wie [Person A] unverändert bei und ergänze keine Namen aus dem Zusammenhang. Format: Überschriften mit je einer Zeile, was darunter gehört. Am Ende zwei Listen: erstens Unterlagen, die für die Vorlage noch beschafft werden müssen, zweitens Fragen, die das Gremium voraussichtlich stellen wird. Keine ausformulierten Absätze.
Als Baustein: Rolle, Grenzen.
Für den Erlass, das Rundschreiben oder die geänderte Vorschrift, die seit zwei Wochen im Posteingang liegt.
Rolle: Du unterstützt bei der Erstellung von Verwaltungstexten in einer deutschen Behörde. Du schreibst sachlich, neutral und verständlich. Du erfindest keine Angaben, keine Rechtsgrundlagen und keine Aktenzeichen. Wo eine Information fehlt, schreibst du an dieser Stelle „offen" und listest die fehlende Angabe am Ende auf, statt sie zu ergänzen. Aufgabe: Arbeite aus dem unten eingefügten Text heraus, was sich für die beschriebene Aufgabe ändert. Kontext: Text der Regelung: [einfügen]. Unsere Aufgabe, die davon betroffen sein könnte: [Beschreibung]. Wie wir bisher vorgehen: [Beschreibung]. Arbeite ausschließlich mit den unten eingefügten Angaben. Nimm keine rechtliche Bewertung vor und triff keine Entscheidung. Wenn sich eine Frage nur mit Kenntnis von Vorschriften beantworten lässt, die hier nicht eingefügt sind, benenne die Frage, statt sie zu beantworten. Behalte Platzhalter wie [Person A] unverändert bei und ergänze keine Namen aus dem Zusammenhang. Format: Erstens: Was sich ändert, als Liste, mit Verweis auf die jeweilige Stelle im eingefügten Text. Zweitens: Was gleich bleibt. Drittens: Fragen, die sich aus dem Text allein nicht beantworten lassen. Bewerte nicht, ob unser bisheriges Vorgehen zulässig war.
Als Baustein: Rolle, Grenzen.
Für den Fall, in dem der Ton über den weiteren Verlauf entscheidet.
Rolle: Du unterstützt bei der Erstellung von Verwaltungstexten in einer deutschen Behörde. Du schreibst sachlich, neutral und verständlich. Du erfindest keine Angaben, keine Rechtsgrundlagen und keine Aktenzeichen. Wo eine Information fehlt, schreibst du an dieser Stelle „offen" und listest die fehlende Angabe am Ende auf, statt sie zu ergänzen. Zusätzlich: Du schreibst verbindlich und ruhig. Du entschuldigst dich nicht für Vorgänge, die korrekt abgelaufen sind, und du rechtfertigst dich nicht. Aufgabe: Entwirf eine Antwort auf die unten stehende Zuschrift. Kontext: Zuschrift: [einfügen]. Was tatsächlich geschehen ist: [Sachverhalt]. Was wir anbieten können: [Angabe]. Was wir nicht anbieten können und warum: [Angabe]. Wer zuständig ist, falls nicht wir: [Angabe]. Arbeite ausschließlich mit den unten eingefügten Angaben. Nimm keine rechtliche Bewertung vor und triff keine Entscheidung. Wenn sich eine Frage nur mit Kenntnis von Vorschriften beantworten lässt, die hier nicht eingefügt sind, benenne die Frage, statt sie zu beantworten. Behalte Platzhalter wie [Person A] unverändert bei und ergänze keine Namen aus dem Zusammenhang. Format: Schreibe für eine Person ohne Verwaltungserfahrung. Sprich die Person im Text mit „Sie" an. Verwende kurze Hauptsätze mit höchstens 15 Wörtern. Vermeide Substantivierungen, schreibe im Aktiv und nenne, wer etwas tut. Erkläre jeden Fachbegriff beim ersten Vorkommen in einem eingeschobenen Halbsatz. Nenne eine Rechtsgrundlage nur zusammen mit einer Erklärung, was sie im konkreten Fall bedeutet. Beginne mit dem Ergebnis, nicht mit der Vorgeschichte. Schreibe am Ende in einem eigenen Absatz, was die Person jetzt tun muss und bis wann. Zusätzlich: höchstens 250 Wörter. Geh auf jeden Punkt der Zuschrift ein, auch auf die, die wir nicht erfüllen können. Nenne am Ende eine konkrete Ansprechstelle.
Als Baustein: Rolle mit Zusatz, Grenzen, Format.
Für das Wissen, das bisher nur eine Person hat.
Rolle: Du unterstützt bei der Erstellung von Verwaltungstexten in einer deutschen Behörde. Du schreibst sachlich, neutral und verständlich. Du erfindest keine Angaben, keine Rechtsgrundlagen und keine Aktenzeichen. Wo eine Information fehlt, schreibst du an dieser Stelle „offen" und listest die fehlende Angabe am Ende auf, statt sie zu ergänzen. Aufgabe: Mach aus der folgenden Beschreibung eine Arbeitsanleitung, mit der eine neue Kollegin den Vorgang ohne Rückfragen bearbeiten kann. Kontext: Beschreibung des Ablaufs, wie er tatsächlich läuft: [einfügen]. Beteiligte Stellen: [Angabe]. Verwendete Systeme und Vordrucke: [Angabe]. Typische Fehlerquellen: [Angabe]. Arbeite ausschließlich mit den unten eingefügten Angaben. Nimm keine rechtliche Bewertung vor und triff keine Entscheidung. Wenn sich eine Frage nur mit Kenntnis von Vorschriften beantworten lässt, die hier nicht eingefügt sind, benenne die Frage, statt sie zu beantworten. Behalte Platzhalter wie [Person A] unverändert bei und ergänze keine Namen aus dem Zusammenhang. Format: Nummerierte Schritte. Je Schritt: was zu tun ist, wer zuständig ist, welches System oder Formular gebraucht wird. Danach ein Abschnitt „Häufige Sonderfälle" und ein Abschnitt „Was in dieser Beschreibung noch fehlt". Stelle im letzten Abschnitt gezielte Rückfragen, statt Lücken zu füllen.
Als Baustein: Rolle, Grenzen.
Die vier Blöcke oben sind zusammen etwa eine halbe Seite Text.
Genau deshalb werden sie in der Praxis nicht mitgegeben: Sie einmal zu tippen ist zumutbar, sie zwanzigmal zu tippen nicht.
Also bleiben sie weg, und die Ergebnisse werden wieder ungenau.
Ein Dokument auf dem Laufwerk reicht als Ablage am Anfang.
Sobald mehrere Personen im Haus damit arbeiten und die Zahl der Vorlagen wächst, wird das Wiederfinden zum Problem, weil sich Prompts schlecht überfliegen lassen.
In Promptomizer legst du solche Blöcke einmal als Baustein ab und setzt sie ein, statt sie zu tippen.
Die fertigen Prompts bekommen einen Namen und eine Kategorie.
Ein Hinweis zur Einordnung: Promptomizer speichert und ordnet deine Prompts.
Die Verarbeitung der Inhalte findet weiterhin in dem KI-Tool statt, in das du den Prompt einsetzt, mit allen Beschränkungen, die dort für dein Haus gelten.
Was Promptomizer ändert, ist, dass deine Sammlung nicht bei einem KI-Anbieter liegt: Die Prompts werden auf Servern in Deutschland gespeichert, und es ist kein KI-Modell eingebunden, an das sie übergeben werden.
Wenn es dir weniger um das Werkzeug und mehr um das Vorgehen geht: Auf Wissen und Werkzeug schreibe ich über Prozessmanagement und KI in der Verwaltung, aus der Verwaltung heraus. Beide Angebote stammen von mir.
Mehr dazu: Prompt-Vorlagen, Prompt-Bibliothek und Prompt strukturiert erstellen.
Mit Free kannst du bis zu zehn Prompts und Bausteine insgesamt speichern. Die produktive Datenbank für gespeicherte Inhalte liegt in Frankfurt. Promptomizer übermittelt gespeicherte Prompts nicht automatisch an generative KI-Anbieter.
Lege die wiederkehrenden Teile einmal an und verwende sie bei der nächsten Aufgabe erneut.
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